Confidentialité et sécurité

À notre sujet

Nous sommes un assureur spécialisé pour les groupes et les entreprises qui représentent des organismes à but non lucratif, caritatifs, confessionnels, patrimoniaux et éducatifs, ainsi que des groupes de membres.

Pour pouvoir offrir des services d’assurance commerciale, nous devons recueillir et traiter vos renseignements personnels afin de vous fournir un devis et des produits d’assurance et, s’il y a lieu, traiter toute réclamation ou plainte.

Nous sommes une division d’Ecclesiastical Insurance Office Public Limited Company et nous faisons partie du Benefact Group (basé au Royaume-Uni), qui offre des produits et des services à de nombreux types de clients dans différents pays du monde. Par conséquent, les différentes entreprises qui forment le Benefact Group pourraient adopter des pratiques différentes de protection de la vie privée qui répondent à leurs exigences particulières, selon leur territoire de compétence et leurs activités.

Notre approche envers la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels

Selon notre relation avec vous (par exemple si vous êtes titulaire d’une police d’assurance, personne nommée dans une police d’assurance, personne requérante, témoin, tierce partie visée par une réparation, courtier ou tierce partie) et selon la nature des services que nous vous offrons, nous recueillons différents types de renseignements personnels et les utilisons à différentes fins.

Aux fins des présents principes de confidentialité et de sécurité, les renseignements personnels sont des renseignements qui permettent d’identifier une personne, par exemple :

• Nom et coordonnées
• Renseignements identificatoires, tels que l’adresse, la date de naissance, l’âge, le genre, la situation familiale et l’état matrimonial
• Pièces d’identification, au besoin, notamment le certificat de mariage, les documents sur le changement de nom et des documents tels que le passeport et le permis de conduire
• Relation au titulaire d’une police ou à la personne requérante
• Renseignements médicaux
• Renseignements sur l’emploi
• Renseignements financiers tels que la cote de crédit
• Renseignements sur les polices d’assurance et réclamations précédentes
• Renseignements bancaires ou sur les paiements

Renseignements recueillis et façon dont ils sont recueillis

Renseignements que vous nous fournissez

Les renseignements que nous recueillons dépendent des produits que vous demandez et achetez, des services auxquels vous avez accès et que vous utilisez, de votre méthode de paiement et de la façon dont vous communiquez avec nous. Nous recueillons les renseignements de plusieurs façons :

Renseignements que nous obtenons de tierces parties

Nous recueillons également des renseignements personnels auprès de certaines tierces parties, conformément aux lois applicables. Par exemple, les titulaires de police, les agents d’assurance, les courtiers, les organismes gouvernementaux, les agences d’évaluation du crédit, les experts en sinistres et autres tierces parties peuvent fournir des renseignements à votre sujet ou au sujet de vos biens. Dans de tels cas, nous agissons avec votre consentement ou nous confirmons que la tierce partie a recueilli ces renseignements conformément aux lois et qu’elle a le droit de nous les transmettre. Ces renseignements peuvent inclure, entre autres :

• les réclamations précédentes;
• les renseignements sur le crédit;
• les rapports d'accident;
• les déclarations de témoins;
• les dossiers médicaux.

Appels, sessions de clavardage et autres communications

Nous pourrions enregistrer les appels, les sessions de clavardage et toute autre communication entre nous afin d’assurer un service à la clientèle de qualité, de confirmer nos discussions et vos directives, de résoudre une plainte et de former notre personnel. Si vous ne souhaitez pas que vos communications soient enregistrées, vous pouvez faire affaire avec nous par la poste ou par courriel, ou en vous rendant à l’un de nos bureaux.

Témoins, images invisibles et autres technologies

Nous pourrions utiliser des témoins, des images invisibles et d’autres technologies pour vous identifier sur notre site Web, pour recueillir des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre site Web et pour permettre l’utilisation de nos services en ligne et de ceux offerts par des tierces parties. Pour en savoir plus sur les témoins, les images invisibles et les autres technologies que nous utilisons et pour savoir comment les désactiver, consultez les modalités d’utilisation de notre site Web. Toutefois, si vous désactivez ces fonctions, vous ne serez peut-être pas en mesure d’accéder à certaines parties de notre site Web.

Consentement au nom d’une autre personne

Nous pourrions vous demander des renseignements au sujet des autres personnes ou entités couvertes par votre assurance. Dans un tel cas, nous nous attendons à ce que vous obteniez le consentement de ces personnes, et que vous consentiez aux présents principes de confidentialité et de sécurité en leur nom.

Pourquoi nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels pour plusieurs raisons, notamment pour :

• mieux vous servir et communiquer plus efficacement avec vous;
• vérifier votre identité et vos biens;
• évaluer, surveiller et estimer vos besoins en matière d’assurance;
• évaluer et souscrire les risques d’assurance;
• déterminer les coûts, les frais et les primes;
• traiter les réclamations;
• enquêter sur les réclamations;
• régler ou prendre les mesures nécessaires pour régler les réclamations, y compris les règlements échelonnés;
• promouvoir et commercialiser les produits et les services qui sont offerts par nous, nos filiales, nos partenaires stratégiques et nos alliances, qui peuvent inclure des compagnies d’assurance, des courtiers, des agents, des experts en assurance et autres intermédiaires;
• effectuer des études de marché;
• reconnaître et offrir des publicités pertinentes pour vous sur notre site Web et nos applications et ceux de tierces parties;
• vérifier et fournir des renseignements et compiler des statistiques pour les bases de données de l’industrie des assurances;
• faire rapport aux organismes de réglementation ou de l’industrie conformément aux pratiques prudentes et exigées par la loi de l’industrie des assurances, y compris les réclamations précédentes;
• détecter, prévenir et éliminer la fraude et autres activités non autorisées ou illégales;
• respecter toutes les lois applicables, y compris les exigences relatives aux taxes;
• divulguer vos renseignements à des fournisseurs aux fins de traitement externe, par exemple des données ou le traitement des paiements;
• divulguer vos renseignements aux autres entreprises du Benefact Group pour toute fin décrite ci-dessus, dans des circonstances appropriées.

Quelles activités de marketing effectuons-nous?

Nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour vous offrir des informations au sujet de nos services, si vous êtes un client actuel ou titulaire de police, ou si vous avez donné votre consentement à recevoir de telles informations.

Nous nous engageons à vous envoyer uniquement des courriels de marketing lorsque vous avez clairement indiqué votre intérêt à recevoir de tels courriels. Si vous ne souhaitez plus recevoir de telles informations de notre part et que vous souhaitez supprimer votre nom de notre liste de distribution, vous pouvez vous désabonner en cliquant sur le lien qui apparaît dans les courriels ou en nous envoyant un message ci-dessous. Veuillez noter qu’en vous désabonnant de ces communications, vous ne recevrez peut-être pas de renseignements au sujet de nos produits et services ou de services supplémentaires qui pourraient vous permettre d’économiser de l’argent.

Veuillez aussi noter que même si vous choisissez de ne pas recevoir nos messages de marketing, nous pourrions tout de même vous envoyer des communications qui concernent le type de service que nous vous offrons.

Prise de décision automatisée

Certaines décisions liées à la souscription, à l’établissement des prix ou au traitement des réclamations pourraient inclure des processus automatisés ou assistés par la technologie. Ces processus visent à appuyer une prise de décision juste, uniforme et efficace et sont sujets à une surveillance humaine appropriée.

Divulgation des renseignements personnels

Lorsque nous divulguons vos renseignements personnels à des tierces parties, nous exigeons que ces dernières protègent et traitent vos renseignements personnels d’une façon qui correspond à nos pratiques de protection de la vie privée et à toutes les lois applicables.

Il est possible que vos renseignements personnels soient traités et entreposés à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis, par nous ou par des tierces parties qui agissent en notre nom. Si vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois de la compétence dans laquelle ils sont traités, y compris les lois sur l’accès légal par des tribunaux étrangers, des autorités chargées de l’application des lois ou des agences de sécurité nationale.

Ecclesiastical demeure responsable des renseignements personnels transférés à des tierces parties aux fins de traitement et utilise des mesures de protection contractuelles, techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection comparable à celui qui est prévu par les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels.

Si nous entamons des négociations liées à une fusion, à un achat ou à une vente d’actifs avec une tierce partie, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels, au besoin, pour évaluer ou effectuer la transaction commerciale. Si vos renseignements deviennent sujets à de nouvelles pratiques de protection de la vie privée en raison d’une transaction commerciale, vous recevrez un avis.

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels pendant une période raisonnable aux fins prévues à la section pertinente ci-dessus et conformément aux exigences législatives et réglementaires.

Comment protégeons-nous vos renseignements?

Nous mettons en œuvre et maintenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels qui sont conservés à nos bureaux ou dans nos systèmes et réseaux. Ces mesures incluent, entre autres :

• Nous avons adopté un cadre de sécurité de l’information à différents niveaux de l’entreprise pour restreindre l’accès et protéger les systèmes, y compris l’utilisation coordonnée de plusieurs contrôles de sécurité afin de protéger l’intégrité des renseignements et des biens qui se trouvent sur le réseau de l’entreprise.
• Nous avons en place un cadre de sécurité de l’information établi et documenté qui est évalué régulièrement conformément aux changements à la technologie, aux règlements et aux menaces.
• Nous utilisons des technologies de chiffrement pour chiffrer les renseignements personnels qui se trouvent sur nos ordinateurs portables et autres médias portables, et nous assurons la sécurité des renseignements personnels pendant leur transfert.
• Nous maintenons à jour nos connaissances et notre éducation au sujet de la sécurité des renseignements et la protection des données à l’échelle de notre entreprise.
• Nous effectuons des évaluations des facteurs relatives à la vie privée ou des évaluations semblables sur l’utilisation, l’entreposage et le traitement des renseignements personnels par nous ou par nos fournisseurs.
• Nous faisons preuve de diligence appropriée basée sur les risques en ce qui a trait à nos fournisseurs.
• Nous avons mis en place un programme de vérification de l’efficacité de nos mesures de sécurité des renseignements.

Mesures de sécurité et avis en cas d’atteinte à la sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.

En cas d’atteinte à nos mesures de sécurité touchant les renseignements personnels qui posent un risque grave de préjudice grave, nous aviserons les personnes touchées ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, conformément aux lois applicables. Des dossiers sur toute atteinte aux mesures de sécurité sont tenus conformément aux lois.

Comment accéder à vos renseignements personnels et les corriger

Vous avez le droit de demander une correction de vos renseignements personnels, au besoin, pour faire en sorte qu’ils soient à jour, complets et exacts. Nous vous encourageons à vérifier que vos renseignements personnels sont à jour. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous croyez que les renseignements que nous avons recueillis à votre sujet sont inexacts ou incomplets.

Vous avez également le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons, sous réserve de toute restriction légale ou de droit de refus. Vos renseignements personnels vous seront fournis par écrit sauf si vous demandez qu’on vous les fournisse autrement. Si vous avez fait votre demande par voie électronique, par exemple par courriel, nous vous fournirons vos renseignements en format électronique dans la mesure du possible. Si vous exercez ce droit d’accès, des frais raisonnables pourraient être facturés pour le travail qui consiste à copier et à transmettre les renseignements qui se trouvent dans votre dossier.

Comment retirer votre consentement

Bien que nous dépendions de votre consentement comme motif de droit pour pouvoir utiliser vos renseignements personnels, vous avez le droit de retirer votre consentement initial, sous réserve de certaines contraintes.

Veuillez noter que pour pouvoir utiliser vos renseignements personnels à certaines fins, par exemple pour gérer votre police d’assurance, votre consentement est nécessaire. Si vous exercez votre droit de retirer votre consentement, nous devrons peut-être résilier votre police d’assurance ou nous ne serons peut-être pas en mesure de verser votre indemnité. Nous vous aviserons de ces conséquences au moment du retrait de votre consentement.

Mise à jour des principes de confidentialité

À l’occasion, nous pourrions mettre à jour ces principes de confidentialité et de sécurité. Lisez-les donc souvent. En cas de mise à jour, la version la plus récente sera affichée sur cette page.